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【二】如何进行HSE管理体系文件的管理?

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浏览:- 发布日期:2018-03-15 15:16:53【

HSE管理体系文件管理始末主要涵盖7大部分,上面,天泰志远已经为众家介绍了此道的文件把握管理,文件公布发放,文件更改,文件保管4部分始末(参见《【一】如何进行HSE管理体系文件的管理?》),今天,天泰志远将继续为众家介绍其余3部分始末。

一、文件回收、作废、销毁、保留、归档

1、厂体系文件换版或修订下,由综合办在厂网页上替换发布。

2、如必须回收、作废、销毁、保留、归档文本文件时,须按照以下要旨执行:

(1)非受控文件由各部门自行处理;

(2)受控HSE管理手册和程序文件的回收由安全总监办负责,并做好相应的记录;

(3)受控作业文件的回收由综合办,做好记录;

(4)受控文件废忠子 保枰魑纷柿系挠τ砂踩芗喟旒痈“作废”印章,由使用部门保存;

(5)需销毁文件由综合办统一收集销毁,并在《文件更改、销毁、申请单》记录。

3、以行政文件形式管理的文件,按照《行政公文处理及印章管理办法》的行政文件保密和处理规定执行。

二、与HSE有关的外来文件

1、法令法规条例和准则

(1)按照HSE管理的需要,安全总监办组织建立收集相关信息和文本的渠道,定期维护网页准则查问始末;有职责协助部门查问新准则或检索准则的有效性。

(2)各科室和单位应适时整理在用的《HSE法令法规清单》,并及时报安全总监办,由安全总监办收集并进行检索,确保其有效性,并及时维护厂规章制度系统。

2、承包方、合作者等外部相关方的HSE管理体系要旨。由业务主管部门、岗位负责按照相关规程的要旨管理。

三、记录格式的策划、更改、标识、作废

1、各类记录格式应包括以下基本始末:

(1)记录名称:简短反映记录对象;(2)记录始末:按对象要旨,细目编写始末;(3)记录人员:记录的填写人员、会签人员、审批人员等;(4)记录时间:按活动时间填写;(5)对于复杂的记录,还应有填写说明;(6)一切的HSE记录必须进行标识。

2、各部门负责记录管理的人员,应将记录清单报安全总监办备案,如需新增和变更的应按照规定的程序实施。

3、各部门在制定程序文件、作业文件时,应对所需记录的格式和保存时间做出规定。

4、记录的填写要旨

(1)记录应及时填写、准确可靠。(2)记录字迹工整、数据清晰。

5、记录应有填写人签字及填表日期,要紧记录应由有关责任人审核。

6、记录保管

(1)关系重大HSE活动、重大变更并对追溯跟踪有要紧证实感化的记录,应保存5年如该,事易于 报告、工伤、医疗、职业康泰检查、体检记录、登记等应长期保存。

(2)记录始末关系HSE要紧活动、调查记录并有跟踪需要的,保存2年如该。

(3)一般性记录,保存期为一年。

(4)对于关系重大HSE活动、重大变更并对追溯跟踪有要紧证实感化的记录到期作废时,由主管记录管理人员提出申请,单位领导批准,保管部门自行销毁;其他HSE记录按照保存年限各部门即时销毁。

(5)HSE文件记录应填写《HSE记录清单》,标明记录编码、名称、使用环境、保存期。

(6)记录保存部门应指派专人负责记录的保管work,分类存放,确保记录完好无损,便于使用和查问。

(7)记录可以电子媒体的形式保存,并做好备份及时标识,由专人负责管理。

(8)存档记录的保管,要旨做到防盗、防火、防霉、防尘、防污染、防蛀,确保记录安全。

总之,HSE体系文件是HSE管理体系运行过程中要紧的实施按照,在一定程度上,运行HSE管理体系就是体系文件的编制、发布与执行过程。易于 ,HSE体系文件的要紧性可见一斑。为了保障体系文件的高效便捷,集团在运行HSE管理体系时,一定要对各项文件进行有序管理,确保各项HSE管理制度有效落实。

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